仕事をするのに、当たり前に毎日パソコンを開き、
当たり前に仕事のやり取りにメールやメSNSを使用しています。
メールの方がやり取りが記録に残るので、
後々「あれ？どういう話になったんだったっけ？」なんて時も、
メールを振り返れば正確に記録されているので間違いが少なくなります。
電話した直後に次の電話がかかってきて、
先に電話した内容をコロッと忘れてしまう、なんてことも、
しばしばあったりもするので、困ってしまいます。
出先で電話を受けた時などは、
むしろ「メールで同じ内容入れておいてください。」と、
わざわざ頼んでしまうこともあります。
しかしながら、大切な要件は電話でやり取りすべき、
とも考えています。
例えば、何かを依頼したいとき。
既知のお取引先だったとしても、
いきなりメールで依頼するのではなく、
電話で概要を説明して正式に依頼をして承諾を得て、
詳細はメールで送って確認していただく、
といったような流れは、よく行います。
逆に、私に何かを依頼したくて、何度もお電話いただくんだけど、
たまたま手が離せなかったり、他の電話に出ていたり、
と、タイミングの悪いことが立て続く方がたまにいます。
そういう方に限って、
「こちらから依頼することですから。」と、言って下さるんですが、
それはそれで、時間の無駄だな～と思ってしまうこともあります。
私が受け手の場合は、
何度も電話していただいていることはわかるんだから、
メールでもFAXでもとりあえず要件入れてくれればいいよ。
と考えるんで、何ら問題はないのです。
ただし、私が何かを依頼したいときは、
やはり私から掛けるべき、と比較的考えているので、
タイミングが合わずに結構な時間をロスすることも。
では、SNSの利用については？
10年以上前、SNSといえばmixiがよく使われていた頃。
既知の方であっても匿名性の高いmixiで、
重要なやり取りするのには抵抗がありました。
現在では、それがmessengerやLINEなどになっており、
とっても便利なので仕事のやり取りに利用する場合もあります。
メールで開封通知を設定するのには何となく抵抗があるけれど、
SNSのメッセージアプリは当たり前に既読通知があるので、
仕事に於いては、結構便利な機能だな～と思ってしまいます。
グループメールができるのも、やはり魅力的ですね。
蔵人との情報共有にもLINEを利用していますが、
一度の送信で済むので重宝しています。
しかしながら、SNSは個対個で仕事が成立する場合には有効だけれど、
企業対企業でのやり取りには絶対にSNSは使いませんし、
相手方からSNSでと言われたら、
この会社大丈夫？なんて思ってしまいます。
ただ、便利が故にSNSから連絡とってしまって、
後で「しまったー」って思うこともあったりします。
海外とのやり取りとかだと、やはりSNSは便利ですね。
無料通話も大きい魅力になります。
時と場合、というのが、まさにこの答えなのかもしれません。
電話は、話し相手のニュアンスも会話から感じ取れますし、
質問をしたり、その場で即決したりすることもできます。
メールは記録に残るし、相手の時間を妨げない。
「言った言わない」の無駄な議論が生じない。
SNSはもっと手軽で、相手の状況に応じては
オンタイムでやり取りが成立する迅速性がある。
複数人での情報共有にも効果的です。
時と場合に応じてツールを使い分けて、
円滑なコミュニケーションを図りたいものですが、
受け取る側の相手次第の場合も多々ありますね。
実際のところどうなんだろう？